Gratis gids · Automatisering
Administratie automatiseren: win elke week uren terug
Tijd die naar Excel en knippen en plakken gaat, gaat niet naar klanten. Deze vijf taken automatiseer je met tools die je zelf instelt, zonder iets te laten programmeren.
Door Digital Orbit
Doe eerst de test
Waar gaat je week naartoe?
Denk aan de taken van deze week die geen enkele klant blijer maakten: gegevens overtypen, dezelfde mail voor de tiende keer sturen, facturen opvolgen, afspraken heen en weer plannen. Tel het eens op. Bij veel zelfstandigen en ondernemers loopt dat op tot een volledige werkdag per week die niet naar groei gaat.
De 5 taken, deel 1
Wat je vandaag al kan automatiseren
Deze vier taken komen bij bijna elke zaak terug en vragen geen technische kennis om te automatiseren.
- 1.Grootste impact
Laat klanten zelf een afspraak inplannen
Heen en weer mailen om een moment te vinden, kost bij elke afspraak tijd die je nooit terugziet. Een boekingstool toont je vrije momenten en laat de klant zelf kiezen. Eén keer instellen en je bent ervan af.
Doe vandaag: zet een boekingstool op, zodat klanten zelf een moment in je agenda kiezen.
- 2.Snelle winst
Bewaar terugkerende mails als sjabloon
Dezelfde offertemail, dezelfde uitleg, dezelfde bedankmail, telkens opnieuw getypt. De meeste mails die je verstuurt, lijken op een vorige.
Doe vandaag: bewaar je drie meest verstuurde mails als sjabloon in je mailprogramma.
- 3.
Laat facturen automatisch opvolgen
Nagaan wie nog niet betaald heeft en herinneringen typen, kost tijd, en je vergeet er altijd een. Een facturatietool stuurt automatisch een nette herinnering, zodat je sneller betaald wordt.
Doe vandaag: zet automatische betalingsherinneringen aan in je facturatietool.
- 4.
Verzamel nieuwe aanvragen automatisch
Contactgegevens van je website of sociale media met de hand in een lijst zetten, is traag en foutgevoelig. Laat elk formulier rechtstreeks in één overzicht binnenkomen, zodat geen aanvraag verloren gaat in je mailbox.
Doe vandaag: koppel je contactformulier aan één centrale lijst of tool, zodat aanvragen vanzelf binnenkomen.
De 5 taken, deel 2
De stilste tijdvreter
De vijfde taak valt het minst op, omdat ze in kleine stukjes over je hele week verspreid zit.
- 5.Onderschat
Laat gegevens doorstromen tussen je tools
Dezelfde gegevens overtypen van je formulier naar je mail en van je mail naar je boekhouding, is de stilste tijdvreter die er is. Koppeltools laten je programma's met elkaar praten, zodat je een gegeven maar één keer invoert.
Doe vandaag: zoek de taak waarbij je het vaakst gegevens overtypt en verbind die twee tools met een koppeltool.
Goed om te weten
Begin zonder een developer
Je hoeft niets te laten programmeren om te starten. De meeste tools uit deze gids stel je in met een paar klikken, vaak met een gratis versie. Begin met één taak, kijk wat ze je oplevert en breid pas uit als je de winst ziet. Wordt je proces echt complex, bijvoorbeeld met koppelingen tussen je website, je planning en je boekhouding, dan loont het om het op maat te laten bouwen.
Belangrijkste inzicht
Wat je uit deze gids onthoudt
Automatiseren gaat niet over technologie, het gaat over waar je uren naartoe gaan. Elk uur dat een tool overneemt, besteed je aan klanten of aan groei. Eén taak wegnemen die elke week terugkomt, betaalt zichzelf maand na maand terug.
Volledige gids
Wat staat er nog in de PDF?
De checklist hierboven lees je gratis online. De PDF gaat verder en komt meteen in je mailbox.
- Welke soorten tools hun geld waard zijn, en waarop je kiest
- Hoe je een week lang meet waar je tijd naartoe gaat
- Je eerste drie stappen voor deze week, als lijst om af te vinken
Gratis, je ontvangt de gids per mail.
Hulp nodig?
Benieuwd wat jij kan automatiseren?
We bekijken vrijblijvend je werkwijze en tonen je welke taken je vandaag al kan laten overnemen. Wordt het complexer, dan bouwen we de koppelingen op maat.
Meer gidsen
